Nebenkostenabrechnung: Diese Unterlagen brauchen Sie
Mit dieser Liste haben Sie alles beisammen — egal, ob Sie selbst abrechnen oder erstellen lassen. Zum Ausdrucken und Abhaken.
Frist im Blick: Die Abrechnung für das Kalenderjahr 2025 muss Ihren Mietern spätestens am 31.12.2026 zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen.
1. Vertragliche Grundlagen
MietvertragEntscheidend: Welche Kostenarten sind als umlegbar vereinbart, und welcher Umlageschlüssel gilt (Wohnfläche, Personen, Verbrauch)?
Monatliche Vorauszahlungen je MietparteiBetrag und Zeitraum
Wohnflächen aller Einheiten des Hausesfür den Flächenschlüssel
Mieterwechsel im Abrechnungsjahr?Ein- und Auszugsdaten je Partei
2. Kostenbelege des Abrechnungsjahres
Grundsteuerbescheid
Wasser / Abwasser
Müllabfuhr, Straßenreinigung
Gebäude- und Haftpflichtversicherung
Hausreinigung, Gartenpflege, Winterdienst
Hausmeisterinklusive Aufschlüsselung der Tätigkeiten
Allgemeinstrom (Treppenhaus, Keller)
Aufzug, Schornsteinfeger, sonstige Wartungen
3. Heizung & Warmwasser (bei zentraler Versorgung)
Die Heizkostenverordnung verlangt eine Verteilung von 50–70 % nach erfasstem Verbrauch (§ 7 HeizkostenV). Dafür brauchen Sie eines von beiden:
Abrechnung Ihres Messdienstes (ista, Techem, Minol, BRUNATA …)der Standardfall
oder: eigene Ablesewerte aller Erfassungsgeräteplus Brennstoff-/Energiekosten-Belege (Gas, Öl, Fernwärme)
CO2-Kostenaufteilung: Brennstoffrechnung mit CO2-Angabenseit 2023 Pflicht (CO2KostAufG), steht meist auf der Gas-/Fernwärmerechnung
Ohne Verbrauchsdaten darf nicht verbrauchsabhängig abgerechnet werden — Mieter haben dann ein Kürzungsrecht von 15 % (§ 12 HeizkostenV).
4. Für die Extras (empfohlen)
§ 35a-Unterlagen: Rechnungen mit ausgewiesenen LohnanteilenHausmeister, Reinigung, Gartenpflege, Winterdienst — Ihre Mieter können das steuerlich absetzen und fragen danach
Vorjahresabrechnung (falls vorhanden)für Plausibilität und Vergleich
Zählerstände Kaltwasser je Einheitfalls verbrauchsabhängig vereinbart
5. Kurz-Check vor dem Abschicken
Abrechnungszeitraum klar? (maximal 12 Monate)
Alle Belege aus dem richtigen Jahr?
Umlageschlüssel aus dem Mietvertrag notiert?
Heizkostendaten dabei?
Diese Checkliste ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. · Impressum · Datenschutz