Die 12-Monats-Frist bei der Nebenkostenabrechnung: verpasst heißt verloren

Es ist die härteste Regel im Betriebskostenrecht — und die teuerste, wenn man sie übersieht: § 556 Abs. 3 BGB gibt Vermietern genau zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, um die Abrechnung dem Mieter mitzuteilen. Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen. Nicht gekürzt, nicht verhandelbar — ausgeschlossen.

„Zugehen" — das unterschätzte Detail

Die Frist ist gewahrt, wenn die Abrechnung dem Mieter rechtzeitig zugeht. Das heißt: Sie muss so in seinen Machtbereich gelangen, dass er sie zur Kenntnis nehmen kann — der Einwurf in den Briefkasten am 31.12. nachmittags ist schon Glückssache, der Poststempel vom 30.12. reicht sicher nicht. Wer auf den letzten Drücker abrechnet, riskiert die gesamte Nachforderung wegen eines Zustelltags. Deutsche Gerichte mussten sich ernsthaft mit Silvester-Zustellungen befassen — so knapp planen Vermieter wirklich.

Was genau verloren geht (und was nicht)

• Verloren: Ihre Nachforderung. Hat der Mieter zu wenig vorausgezahlt, können Sie die Differenz nach Fristablauf nicht mehr verlangen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB).
• Nicht verloren: das Guthaben des Mieters. Der Mieter kann sein Guthaben weiterhin fordern — die verspätete Abrechnung müssen Sie trotzdem erstellen. Die Frist schützt nur den Mieter, nicht Sie.
• Ausnahme nur ohne eigenes Verschulden: Die Nachforderung bleibt ausnahmsweise möglich, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben — etwa weil der Grundsteuerbescheid erst nach Fristablauf kam. Dann muss aber zügig nachgeholt werden, und die Hürde ist hoch. „Keine Zeit gehabt" zählt nicht.

Der zweite Fristfresser: fehlende Verbrauchsabrechnung

Bei zentraler Heizung gilt zusätzlich die Heizkostenverordnung: 50–70 % der Heizkosten müssen nach erfasstem Verbrauch verteilt werden. Rechnen Sie ohne Verbrauchsdaten ab, darf der Mieter den auf ihn entfallenden Heizkostenanteil um 15 % kürzen (§ 12 HeizkostenV). Die Messdienst-Abrechnung (ista, Techem, Minol …) rechtzeitig anzufordern gehört deshalb genauso zur Fristplanung wie der Kalendereintrag im Dezember.

Wenn es jetzt schnell gehen muss

Sind die Unterlagen vollständig, ist die Abrechnung kein Wochenprojekt: Bei uns dauert sie 48 Stunden — als versandfertiges PDF nach BetrKV, inklusive Heizkosten-Verteilung, § 35a-Aufstellung und CO2-Aufteilung, zum Festpreis von 39 € pro Wohnung. Was der Markt sonst verlangt, zeigt unser Preisvergleich.

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